Choisir le bon conférencier pour votre séminaire

Organiser un séminaire peut être une tâche ardue. L'un des éléments les plus cruciaux de cet événement est le choix du conférencier et du Maître de Cérémonie (MC).

Un bon conférencier ou MC peut transformer une simple réunion en une expérience mémorable. Mais comment choisir celui/celle qui conviendra le mieux à votre séminaire ?

Cet article vous guidera à travers les étapes essentielles pour faire le bon choix.

Une bonne conférence captive et surprend les participants.

Comprendre vos besoins

Avant de commencer à chercher un conférencier, il est important de définir vos besoins. Quel est le but de votre séminaire ?

• Thème : Quel est le sujet principal, votre fil conducteur ?

• Public : Qui assistera à l'événement ?

• Objectifs : Que souhaitez-vous que les participants retirent de cette expérience ?

  
  

En répondant à ces questions, vous aurez une meilleure idée du type de conférencier qui conviendrait le mieux. Nous vous y aidons.

Rechercher des conférenciers

Une fois que vous avez défini vos besoins, il est temps de commencer votre recherche. Voici quelques pistes à explorer :

• Notre catalogue : Consultez-le pour trouver des conférenciers qui correspond à votre besoin et objectif.
  

• Recommandations : Demandez à vos collègues ou à d'autres professionnels de vous recommander des conférenciers qu'ils ont appréciés.
  

• Agence de conférenciers : Il n'y en avait pas, nous l'avons créée ! Une agence qui répertorie les experts conférenciers et MC pour vous aider à trouver des experts capables de captiver vos collaborateurs. C'est notre métier ! Nous prenons ça en charge pour vous.

  
  

N'oubliez pas de prendre des notes sur chaque conférencier que vous envisagez.

Cela vous aidera à comparer vos options plus tard.

Évaluer les conférenciers

Une fois que vous avez une liste de conférenciers potentiels, il est temps de les évaluer. Voici quelques critères à considérer :

• Expérience : Quel est le parcours du conférencier ? A-t-il déjà parlé lors d'événements similaires ? Nos conférenciers et MC sont des professionnels de la scène.
  

• Style de présentation : Regardez des vidéos de ses précédentes interventions. Son style, son énergie, son message vous semblent-t-ils engageants ?
  

• Retours d'expérience : Consultez les avis d'anciens clients ou participants. Cela peut vous donner une idée de la qualité de ses interventions. Nos conférenciers ont souvent été plébiscités par leurs clients.

  
  

Prenez le temps d'évaluer chaque conférencier en fonction de ces critères. Cela vous aidera à affiner votre choix. Nous vous accompagnons dans cette phase cruciale.

Vérifier la disponibilité et le budget

Une fois que vous avez identifié quelques conférenciers qui semblent correspondre à vos besoins, il est temps de vérifier leur disponibilité. Contactez-nous pour savoir s'ils sont libres à la date de votre séminaire.

En parallèle, discutez du budget. Les cachets des conférenciers peuvent varier considérablement. Assurez-vous de comprendre ce qui est inclus dans le prix. Souvent les frais VHR ne sont pas inclus dans leur cachet.

Préparer une rencontre

Nous vous conseillerons d'organiser une rencontre avec nous et le conférencier avant de prendre votre décision finale. Cela peut être une réunion en personne ou un appel vidéo. Voici quelques questions à poser :

• Comment adaptez-vous votre discours à notre public ?

• Avez-vous des exemples de succès passés ?

• Comment interagissez-vous avec le public pendant votre présentation ?

• Quels sont les points forts de votre conférence ?

• Intégrez-vous de l'humour ?

• Votre conférence est-elle interactive ?

  
  

Cette rencontre vous donnera une meilleure idée de la personnalité du conférencier et de sa capacité à s'adapter à vos besoins.

Prendre une décision

Après avoir évalué tous les conférenciers, il est temps de prendre une décision. Choisissez celui qui correspond le mieux à vos critères et à votre budget. N'oubliez pas que le bon conférencier peut faire toute la différence dans l'expérience de votre séminaire.

Préparer le séminaire

Une fois que vous avez choisi votre conférencier, il est temps de préparer le séminaire. Voici quelques étapes à suivre :

• Coordonner avec le conférencier : Assurez-vous qu'il a toutes les informations nécessaires sur le lieu, le public et le matériel disponible.
  

• Promouvoir l'événement : En interne ou externe, selon vos objectifs, utilisez les réseaux sociaux, les newsletters et d'autres canaux pour informer les participants de la présence du conférencier.
  

• Préparer le lieu : Assurez-vous que l'espace est adapté pour accueillir le conférencier et le public.

  
  

Une bonne préparation est essentielle pour garantir le succès de votre séminaire. Nous sommes là pour soulager votre tâche.

Évaluer le succès

Après le séminaire, prenez le temps d'évaluer son succès. Voici quelques questions à considérer :

• Les participants ont-ils apprécié la présentation ?

• Le conférencier a-t-il atteint les objectifs fixés ?

• Y a-t-il des points à améliorer pour les futurs séminaires ?

  
  

Collecter des retours d'expérience peut vous aider à améliorer vos futurs événements.

L'importance de l'interaction

Un bon conférencier ne se contente pas de parler, il fait vivre une expérience. Certains engagent également le public par une interactivité.

Voici quelques techniques que les conférenciers peuvent utiliser :

• Questions-réponses : Inviter le public à poser des questions pendant ou après la présentation.

• Ateliers : Proposer des activités pratiques pour impliquer les participants.

• Sondages en direct : Utiliser des outils numériques pour recueillir les opinions du public en temps réel.

  
  

Ces techniques peuvent rendre la présentation plus dynamique et mémorable.

Choisir un conférencier inspirant ou de motivation

Un conférencier inspirant ou de motivation peut doper et encourager les participants à agir. Recherchez des conférenciers qui ont une histoire personnelle ou des expériences uniques à partager. Son style aussi contribue à l'expérience scénique. Cela peut rendre leur discours plus authentique et touchant.

Par exemple, un conférencier qui a surmonté des défis personnels peut inspirer le public à faire face à ses propres obstacles.

L'impact des visuels

Les visuels jouent un rôle important dans une présentation. Un bon conférencier utilise des supports visuels pour renforcer son message. Cela peut inclure :

• Un Slide Show : Utiliser des images et des mots clés pour illustrer ou amplifier son propos.

• Vidéos : Intégrer des clips vidéo pour rendre la présentation plus dynamique.

• Démonstrations : Montrer des produits ou des techniques en direct.

  
  

Les visuels bien gérés et bien construits aident à capter l'attention et à rendre l'information plus accessible.

La logistique de l'événement

La logistique est un aspect souvent négligé lors de l'organisation d'un séminaire. Assurez-vous que tout est en place pour le jour J. Voici quelques éléments à vérifier :

• Équipement technique : Vérifiez que le matériel audio-visuel fonctionne correctement : il y a-t-il un bon vidéoprojecteur, de bons micros et une bonne sonorisation ?

• Accès au lieu : Assurez-vous que le lieu est facilement accessible pour tous les participants.

• Restauration : Si vous prévoyez des pauses, organisez des rafraîchissements pour les participants.

  
  

Une bonne logistique contribue à créer une atmosphère positive et professionnelle.

Créer une atmosphère accueillante

L'atmosphère de votre séminaire peut influencer l'expérience des participants. Créez un environnement accueillant en :

• Décorant l'espace : Utilisez des éléments visuels pour rendre le lieu attrayant. La salle et son habillage contribue à l'effet waouh d'un événement.

• Accueillant les participants : Ayez une équipe prête à accueillir les participants et à répondre à leurs questions.

• Encourageant le réseautage : Prévoyez des moments pour que les participants puissent échanger entre eux.

  
  

Une atmosphère chaleureuse favorise l'engagement et le partage d'idées.

L'importance du suivi

Après le séminaire, n'oubliez pas de faire un suivi avec les participants. Cela peut inclure :

• Envoi de remerciements : Remerciez les participants pour leur présence.

• Partage de ressources : Envoyez des liens vers des présentations ou des documents pertinents.

• Collecte de feedback : Demandez aux participants de partager leurs impressions sur l'événement avec un sondage.

  
  

Le suivi montre que vous appréciez leur participation et vous aide à améliorer vos futurs séminaires.

En résumé

Choisir le bon conférencier ou MC pour votre séminaire est une étape cruciale. Prenez le temps de définir vos besoins, de rechercher et d'évaluer les conférenciers, et de préparer soigneusement votre événement. Un bon conférencier peut transformer votre séminaire en une expérience inoubliable. Nous sommes là pour vous aider.

N'oubliez pas que l'interaction, les visuels et une bonne logistique sont essentiels pour garantir le succès de votre événement. En suivant ces conseils, vous serez en mesure de créer un séminaire qui marquera les esprits. On en parle ?