Comment trouver des conférenciers pour votre prochain événement ?

Quand on investit du temps, de l'énergie et de l'argent dans un événement, un séminaire, une convention, un lancement de produit, c'est une bonne idée de faire appel à un/une conférencier/conférencière qui saura apporter une nouvelle dynamique dans votre événement. Aussi, adopter un/une maître de cérémonie (MC) vous garanti la fluidité et le lien à faire entre les différentes interventions et sujets de votre événement. Trouver des conférenciers et des MC qui peuvent captiver et inspirer votre public est un parcours de combattant. Que vous organisiez une conférence, un séminaire ou un atelier, le choix du bon conférencier peut faire toute la différence. Mais comment s'y prendre pour trouver des conférenciers par thème ? Cet article vous guidera à travers les étapes clés pour dénicher le conférencier idéal pour votre événement.

Comprendre vos besoins

Avant de commencer votre recherche, il est crucial de bien définir vos besoins. Quel est le thème de votre événement ? Quel message souhaitez-vous transmettre ? Quelle énergie voulez-vous communiquer ? Que voulez-vous que votre audience retienne et fasse ?

• Identifiez le public cible : Qui assistera à votre événement ? S'agit-il de collaborateurs, de managers, d'une équipe de commerciaux, de clients, d'étudiants ou de grand public ?

  
  

• Déterminez les objectifs : Que voulez-vous que les participants retiennent de votre événement et avec quoi voulez-vous qu'ils repartent en termes d'action ou de réflexion ?
  

• Le nombre de participants : Un événement qui rassemble 20 personnes ne s'organise pas de la même façon qu'un séminaire de 800 ou 1500 personnes. Certains intervenants sont plus à l'aise face à 300 personnes que 20 et vice versa.
  

• Quel ton et quelle énergie voulez-vous instaurer ? Académique, incentive, décontracté, inspirant, participatif, divertissant... ?

  
  

En ayant une vision claire de vos besoins, vous serez mieux préparé à trouver un conférencier, un MC, qui correspond à vos attentes.

Explorer notre plateforme en ligne

Aujourd'hui, il existe enfin une agence de placement qui répertorie conférenciers et MC de toutes compétences, de tous secteurs d'activité. Maroc Speakers Bureau est riche d'un catalogue aux multiples profils, compétences et énergies. Nous référençons les experts marocains, mais aussi internationaux. Si un expert ne figure pas dans notre base de donnée, demandez-le nous, nous avons un vaste réseau international.

Réseauter avec des professionnels

Le réseautage est un outil puissant pour trouver des conférenciers. Voici quelques conseils pour élargir votre réseau :

• Assister à des événements : Participez à des conférences, des ateliers ou des séminaires dans votre domaine. Cela vous permettra de rencontrer des conférenciers en personne et d'évaluer leur style.

  
  

• Rejoindre des groupes professionnels : Intégrez des groupes sur les réseaux sociaux ou des associations professionnelles. Ces groupes sont souvent une bonne source de recommandations.

  
  

• Demander des références : N'hésitez pas à demander à vos contacts s'ils connaissent des conférenciers qui pourraient correspondre à votre thème.

  
  

Le réseautage peut vous ouvrir des portes et vous aider à trouver des conférenciers de qualité.

Vérifier les antécédents des conférenciers

Une fois que vous avez identifié quelques conférenciers potentiels, il est important de vérifier leurs antécédents. Nous sommes aussi à votre disposition pour vous aider dans votre recherche si vous nesavez pas qui choisir. Nous sommes forts de proposition et pourrons aussi vous conseiller. Voici quelques éléments à prendre en compte pour faire votre sélection :

• Expérience : Quel est le parcours professionnel du conférencier ? A-t-il déjà parlé sur des sujets similaires ?

  
  

• Avis et témoignages : Consultez les avis d'anciens clients ou participants. Cela peut vous donner une idée de la qualité de ses présentations.

  
  

• Style de présentation : Regardez des vidéos de ses interventions précédentes. Cela vous aidera à évaluer son style et son aisance sur scène.
  

• Notoriété : Vous cherchez une personnalité médiatique, artistique ou entrepreunarial, vous pourriez faire plaisir à votre audience en invitant une vedette dans son domaine.

  
  

En vérifiant ces éléments, vous vous assurez de choisir un conférencier qui saura captiver votre public et correspondre à vos attentes.

Un conférencier captivant son public contribue au succès de votre événement

Établir un budget

Le cacher des conférenciers et MC peuvent varier considérablement. Il est donc essentiel d'établir un budget avant de commencer votre recherche. Il est important aussi à se souvenir que faire appel à un intervenant externe peut contribuer considérablement à la réussite de votre événement. Et si on en parle encore des mois, voire des années durant, grâce à un intervenant de marque, ça vaut son investissement. Voici quelques conseils pour gérer votre budget :

• Définir une fourchette de prix : Ayez une idée claire de ce que vous êtes prêt à dépenser. Cela vous aidera à filtrer vos options.

  
  

• Considérer les frais supplémentaires : N'oubliez pas d'inclure les frais de déplacement, d'hébergement et de repas (frais VHR) dans votre budget.

  
  

• Négocier : Certains conférenciers peuvent être ouverts à la négociation, surtout si vous avez un budget limité. Demandez-le nous.

  
  

En ayant un budget clair, vous pourrez mieux gérer vos attentes et vos choix.

Passer à l'action et nous contacter

Une fois que vous avez sélectionné quelques conférenciers potentiels, il est temps de passer à l'action. Voici quelques conseils pour une approche efficace :

• Préparer un message clair : Expliquez qui vous êtes, le thème de votre événement et ce que vous attendez du conférencier.
  

• Connaître le fil conducteur : Quels vont être les enjeux et la dynamique de votre événement ?

  
  

• Être professionnel : Utilisez un ton formel et respectueux dans vos communications. Cela montre que vous prenez votre événement au sérieux.

  
  

• Poser des questions : N'hésitez pas à poser des questions sur leur disponibilité, leurs messages, leur style, leur tarif et leur style de présentation.

Une fois que vous avez fait une présélection, nous vous mettons en contact avec eux pour un entretien préparatoire. Ainsi vous pouvez constater si cet expert vous convient.

Un bon premier contact peut établir une relation positive dès le départ. Nous y tenons.

Évaluer les propositions

Après avoir sélectionné plusieurs conférenciers, contactez-nous avec le formulaire de contact et nous vous appellerons. Voici comment évaluer ces propositions :

• Comparer les profils grâce au filtre : Regardez ce que chaque conférencier propose. Comparez leurs parcours, les sujets abordés et leurs promesses.

  
  

• Considérer la valeur ajoutée : Parfois, un conférencier plus cher peut avoir un impact considérable. Il arrive régulièrement que des participants soient bousculés au point de changer d'attitude ou de transformer leur vie !
  

• Leur offre complémentaire : la plupart de nos experts proposent aussi des formations, des activités de team-building, des coaching et d'autres services. N'hésitez pas à nous le demander.

  
  

• Prendre en compte la chimie : Nous vous proposerons d'organiser un appel en visio ou une rencontre pour discuter avec le conférencier/MC. La chimie entre vous et le conférencier/MC est essentielle pour le succès de l'événement.

  
  

En évaluant soigneusement les propositions, vous pourrez faire un choix éclairé. Nous sommes avec vous tout le long du processus.

Finaliser le choix

Une fois que vous avez évalué les propositions, il est temps de finaliser votre choix. Voici quelques étapes à suivre :

• Confirmer la disponibilité : Nous vos confirmerons que le conférencier est disponible à la date de votre événement.

  
  

• Signer un contrat : Un contrat et un devis écrit sont essentiels pour clarifier les attentes des deux parties. Cela inclut le tarif, les services fournis et les conditions d'annulation.

  
  

• Communiquer les détails : Une fois le contrat et devis signés, communiquez-nous tous les détails logistiques, comme l'heure, le lieu et le public.

  
  

Finaliser le choix d'un conférencier est une étape cruciale pour garantir le succès de votre événement.

Préparer l'événement

Une fois que vous avez choisi votre conférencier, il est temps de préparer l'événement. Voici quelques conseils pour une préparation réussie :

• Créer un programme : Établissez un programme clair pour l'événement, en incluant le temps de parole du conférencier et les pauses. Il en est de même pour le MC qui vous accompagnera aussi lors de l'élaboration de votre programme car il est partie prenante et au centre de la fluidité de votre séminaire.

  
  

• Promouvoir l'événement : Envoyez des invitations claires à vos collaborateurs, à vos clients et relations, par mail ou courrier ou tout autre moyen de communication (médias par exemple). Utilisez les réseaux sociaux, les newsletters et d'autres canaux pour promouvoir votre événement et attirer les participants.

  
  

• Prévoir la technique : Si le conférencier a besoin de matériel, assurez-vous que tout est prêt avant le jour J. Il aura certainement besoin d'un vidéoprojecteur, d'une sortie son, d'un micro spécifique (certains vous demanderont un micro Madonna ou un micro cravate), d'un adaptateur pour son PC ou Mac...

  
  

Une bonne préparation est la clé d'un événement réussi.

Après l'événement

Il est important de faire un suivi. Voici quelques étapes à considérer :

• Remercier le conférencier/MC : Envoyez un message de remerciement au conférencier/MC pour sa participation. Cela montre votre appréciation.

  
  

• Recueillir des retours : Demandez aux participants ce qu'ils ont pensé de l'événement et du conférencier. Cela peut vous aider à améliorer vos futurs événements comme ça aide aussi les experts à s'améliorer.

  
  

• Évaluer le succès : Analysez si vous avez atteint vos objectifs initiaux. Cela vous aidera à planifier vos prochains événements.

  
  

Le suivi est essentiel pour tirer des leçons et améliorer vos futurs événements.

En résumé

Trouver des conférenciers par thème peut sembler une tâche ardue, mais avec une approche méthodique, cela devient beaucoup plus facile. En comprenant vos besoins, en explorant notre plateforme et en vérifiant les antécédents des conférenciers, vous pouvez dénicher le conférencier idéal pour votre événement. Nous vous y aidons !

En appliquant ces conseils, vous serez en mesure de créer des événements mémorables qui laisseront une impression durable sur votre public. On en parle ?